Onze werkwijze

Contact met de Ombudscommissie

Als iemand de ombudscommissie wil bereiken, kan dat via e-mail of telefoon. Bij een telefoontje kan de beller een boodschap achterlaten. De ombudscommissie zorgt ervoor dat binnen drie werkdagen contact wordt gelegd met de indiener. De secretaris van de ombudscommissie beheert deze contacten en registreert alle klachten. Als een klacht niet binnen het werkgebied van de ombudscommissie valt, laat de secretaris dit weten en verwijst de beller naar de juiste instantie, zoals de politie of de gemeente/ GGD hart voor Brabant/ Veiligheidsregio Brabant Zuid-Oost (verder overheidsinstantie).

Als de klacht gaat over het gedrag van een medewerker of instantie van eerdergenoemde overheidsinstanties, kan de burger een schriftelijke klacht indienen. Dan start de formele procedure.

Kenbaarheidsvereiste

Als de overheidsinstantie de klacht nog niet kent, kan de ombudscommissie de klacht naar de instantie sturen voor een interne behandeling. De burger krijgt hier schriftelijk bericht van. Als de burger niet tevreden is over de interne behandeling van de klacht, kan hij of zij opnieuw contact opnemen met de ombudscommissie. De overheidsinstantie kan ook zelf de ombudscommissie informeren over het resultaat.

Start van de Procedure

Indienen van een Verzoekschrift

De burger kan een verzoekschrift per post, e-mail of via de website indienen. De ombudscommissie onderzoekt alleen klachten die via de mail, of website of een brief zijn ingediend. Heeft de burger hulp nodig bij het opstellen van de klacht dan kan hij zij terecht bij een maatschappelijke instantie, zoals het maatschappelijk werk of het juridisch loket. Na ontvangst vraagt de secretaris om meer informatie van de burger en de overheidsinstantie.

Het verzoekschrift en de verdere informatie wordt gedeeld met alle leden van de ombudscommissie voor een eerste beoordeling.

Beoordeling van Bevoegdheid en Ontvankelijkheid

De ombudscommissie beoordeelt of zij bevoegd is en of de klacht ontvankelijk is. Ze kijkt ook of er een informele behandeling mogelijk is.

Als de ombudscommissie zich onbevoegd voelt of de klacht niet ontvankelijk is, informeert de secretaris de betrokken partijen schriftelijk. Soms blijkt pas later, na bestudering van de stukken, dat de ombudscommissie niet bevoegd is.

Snelle Interventie en Informele Aanpak

Als de klacht ontvankelijk is en er ruimte is voor een informele behandeling, worden de burger en de overheidsinstantie benaderd om een informele aanpak te bespreken. Dit kan helpen om het probleem snel op te lossen. Als dat lukt, wordt het onderzoek afgesloten met een brief met de resultaten.

Verzoek om reactie van de instantie

Als een snelle oplossing niet mogelijk is, vraagt de ombudscommissie de instantie om schriftelijk te reageren op de klacht. De burger krijgt ook schriftelijk bericht van deze reactie. Na ontvangst beslist de ombudscommissie wat er verder gebeurt.

Hoorzitting

Als het helpt om de standpunten van de burger en de instantie te verduidelijken, kan er een hoorzitting worden gepland. Beide partijen kunnen hun standpunten mondeling toelichten. De hoorzittingen zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders besluit. Als een partij niet aanwezig kan zijn, kan er een nieuwe hoorzitting worden gepland.

Verslag van Bevindingen

Als er tijdens de hoorzitting geen oplossing is gevonden, ontvangt iedereen binnen zes weken na de hoorzitting een verslag met de bevindingen. Dit verslag bevat de feiten en gebeurtenissen rondom de klacht.

Beide partijen kunnen binnen twee weken schriftelijk reageren op het verslag. Nieuwe feiten kunnen niet worden aangedragen. De ombudscommissie gebruikt de bestaande informatie om verder onderzoek te doen.

Eindrapport

Als er geen oplossing is gevonden, stelt de ombudscommissie binnen zes weken na de reactie-termijn een eindrapport op. Dit rapport bevat de bevindingen, het oordeel en de aanbevelingen.

De ombudscommissie kijkt of de overheidsinstantie de juiste behoorlijkheidsnormen heeft gevolgd. Dit zijn normen die door de Nationale Ombudsman en de lokale ombudsinstituten zijn samengesteld. Soms kan de ombudscommissie geen oordeel vellen vanwege onvoldoende informatie.

Het rapport wordt naar de verzoeker en de instantie gestuurd. Zij moet binnen een redelijke termijn laten weten hoe ze met de aanbevelingen omgaat. Aanbevelingen zijn bedoeld om soortgelijke klachten in de toekomst te voorkomen.

Privacy

Na het afronden van een verzoekschrift zorgen de leden van de ombudscommissie ervoor dat het dossier wordt vernietigd om de privacy te waarborgen. De secretaris bewaart het dossier vijf jaar.